Порядок уничтожения персональных данных

1. Общие положения

1.1. Порядок определяет, когда и как ООО «ВУФ ПЕТ» (далее — Оператор) уничтожает персональные данные и чем подтверждает уничтожение (ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон; Требования к подтверждению уничтожения персональных данных, утверждённые приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, далее — Требования). Сервис — сервис WHOOF; Политика — Политика в отношении обработки персональных данных, опубликованная по адресу whoof.space/privacy.

1.2. Уничтожение — действия, после которых содержание персональных данных в информационной системе нельзя восстановить. Уничтожение организует лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (далее — Ответственный).

1.3. Персональные данные пользователей Сервиса обрабатываются только с использованием средств автоматизации. На бумаге могут вестись только кадровые документы (п. 4.1).

2. Основания и сроки уничтожения

3. Уничтожение средствами Сервиса

3.1. Сервис уничтожает данные сам, без решения Ответственного:

• при удалении аккаунта пользователем — сразу: номер телефона и аккаунт, сессии входа, геозоны, история диалога с ИИ-ассистентом и счётчик его использования, привязки трекеров, сохранённый способ оплаты и согласие на автопродление;
• при отвязке трекера от последнего аккаунта и при удалении аккаунта, если трекер больше ни к кому не привязан, — все данные трекера: историю координат и телеметрии, профиль и фото питомца, прогулки, статистику активности и индекс счастья;
• данные с трекера — через 90 дней с момента получения;
• местоположение, определённое Яндекс Локатором, — через 30 дней с момента ответа;
• код подтверждения для входа — через 5 минут;
• идентификатор сохранённого способа оплаты — в случаях, названных в разделе 7 Политики.

3.2. Ответственный при внутреннем контроле проверяет, что автоматическое уничтожение работает и сроки соблюдаются.

4. Уничтожение по решению Ответственного

4.1. По решению Ответственного уничтожаются:

• аккаунт и связанные с ним данные — по обращению пользователя, у которого нет приложения, в течение 30 дней, с теми же последствиями, что и при удалении в приложении;
• данные по обращениям и требованиям субъектов и Роскомнадзора — в сроки из раздела 2;
• переписка с заявителем в почте домена whoof.space — когда она больше не нужна для ответа, но не позднее 3 лет с последнего письма;
• сведения о платежах — по истечении 5 лет после окончания года, в котором проведён платёж;
• технические журналы серверов — когда они больше не нужны для защиты Сервиса и расследования сбоев;
• кадровые, бухгалтерские и налоговые сведения о работниках, исполнителях и представителях контрагентов — по истечении сроков, установленных для них законодательством; если они велись на бумаге, в акте указываются носитель и количество листов (подп. «е» п. 3 Требований).

4.2. Не реже одного раза в месяц Ответственный проверяет, есть ли данные, срок хранения которых истёк, и уничтожает их.

4.3. Если данные обрабатывало лицо по поручению Оператора, Ответственный требует от него уничтожить данные в тот же срок и подтвердить уничтожение.

5. Способ уничтожения

5.1. Данные уничтожаются удалением записей из базы данных и файлов средствами информационной системы так, чтобы их нельзя было восстановить штатными средствами системы.

5.2. Если уничтоженные данные остались в резервной копии, копия не используется для возобновления их обработки и уничтожается по истечении срока хранения копий (п. 5.4 Положения об обработке и защите персональных данных).

5.3. Удаление связи сведений с аккаунтом без удаления самих сведений — обезличивание, а не уничтожение. Оно применяется только к сведениям о платежах и подписке при удалении аккаунта плательщика; сами сведения о платежах уничтожаются в срок из п. 4.1.

6. Что не уничтожается

При удалении аккаунта не уничтожаются:

• данные трекера, который привязан и к другим аккаунтам: они нужны другим пользователям трекера;
• сведения о платежах без связи с аккаунтом — до истечения срока, установленного законодательством о бухгалтерском учёте и налогах;
• копия истории диалога с ИИ-ассистентом, которую прежние версии приложения сохранили на устройстве пользователя и которая не была перенесена в базу данных Сервиса целиком: Оператор не управляет ею, пользователь удаляет её сам;
• данные у лиц, обрабатывающих их по поручению Оператора, — до истечения сроков, указанных в Политике, и данные у самостоятельных операторов — по их правилам;
• записи в технических журналах серверов — до истечения срока их хранения.

7. Подтверждение уничтожения

7.1. Уничтожение персональных данных в случаях, предусмотренных ст. 21 Закона, подтверждается актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе (п. 2 Требований).

7.2. Информационная система должна регистрировать каждое событие уничтожения персональных данных со сведениями из раздела 9. Если выгрузка не содержит отдельных сведений, они вносятся в акт (п. 6 Требований).

7.3. Акт составляет и подписывает Ответственный: по каждому уничтожению, выполненному по его решению, — в день уничтожения; по данным, уничтоженным средствами Сервиса, — сводный акт за календарный месяц с приложением выгрузки из журнала.

7.4. Акт в электронной форме, подписанный электронной подписью по правилам законодательства, равнозначен акту на бумаге с собственноручной подписью (п. 4 Требований).

7.5. Акт и выгрузка из журнала хранятся 3 года с момента уничтожения персональных данных (п. 8 Требований).

8. Форма акта об уничтожении

Акт об уничтожении персональных данных № ____ от «___» __________ 20__ г. содержит сведения, названные в п. 3 Требований. Сведения о материальных носителях (подп. «е») указываются только для бумажных кадровых документов: бумажных носителей с данными пользователей у Оператора нет.

Приложение к акту — выгрузка из журнала регистрации событий (раздел 9).

Данные уничтожил: ____________ / ________________________ (подпись, фамилия и инициалы)

9. Выгрузка из журнала регистрации событий

Выгрузка из журнала содержит сведения, названные в п. 5 Требований: